La gestion de portefeuille de projets (GPP) est une approche holistique visant à maximiser la valeur des projets au sein d’une organisation en veillant à ce qu’ils soient alignés sur la stratégie et les objectifs commerciaux. Elle est intimement liée à la planification stratégique et permet de coordonner et de hiérarchiser tous les projets pour optimiser l’utilisation des ressources et minimiser les risques.
Portefeuille de projets et alignement Stratégique
Il est impératif que chaque projet soit aligné sur la vision à long terme de l’entreprise. Sinon, non seulement les ressources sont mal affectées, mais les projets peuvent également entrer en conflit avec les initiatives existantes. Pour garantir l’alignement stratégique, le directeur de projets ou le PMO examinent et analyse les objectifs de l’entreprise et sélectionne uniquement les projets qui les servent le mieux.
Ce processus garantit que les investissements sont orientés vers des activités qui soutiennent la mission et la vision globales de l’entreprise.
Processus de sélection des projets à forte valeur ajoutée
Le processus de sélection des projets joue un rôle majeur dans la constitution d’un portefeuille solide. Des critères rigoureux doivent être appliqués pour garantir que seuls les projets qui offrent le meilleur retour sur investissement et contribuent aux objectifs stratégiques sont sélectionnés. Ces critères peuvent inclure la rentabilité financière, la viabilité technique, la compatibilité culturelle et la conformité juridique.
Ce travail est fait par le directeur de projet. Dans l’idéal il le soumet au comité de direction ou dans un comité spécifique d’arbitrage.
Attention, ce processus d’arbitrage ne doit pas être confondu avec les comités de pilotages. Dans le 1er cas on parle de portefeuille et de mise en adéquation avec les priorités et les ressources. Dans le cas du COPIL, il s’agit d’une réunion spécifique pour chaque projet afin de le gérer et le suivre de manière unitaire lorsqu’il est déjà lancé.
Priorisation au sein du portefeuille de projets
Pour une gestion de projet efficace, la priorisation est une partie importante. Le point crucial est la limitation des ressources à disposition : financières, matériels, humaines.
Il est capital de déterminer quels projets devraient recevoir la priorité. La matrice de priorisation basée sur les avantages et les coûts est un outil populaire qui classe les projets selon deux dimensions : la valeur relative et le coût total. Cette méthode permet aux gestionnaires de projets de prendre des décisions éclairées concernant l’affectation des ressources et la chronologie des projets.
Optimisation des Ressources humaines et financières
L’objectif ultime de la gestion de portefeuille de projet est d’obtenir le meilleur rendement possible les ressources disponibles.
Par conséquent, il est essentiel d’allouer correctement les talents, les finances et autres ressources pour maximiser l’efficacité opérationnelle. Les avantages d’une bonne gestion sont d’éviter la surcharge de travail, de garantir que les membres de l’équipe sont assignés à chaque projet et d’empêcher les dépenses excessives.
Pilotage, Reporting et Tableau de Bord de la Roadmap
Les membres du comité de direction doivent avoir une visibilité totale sur l’état de santé des projets et de la Roadmap. Par conséquent, il est indispensable de produire des rapports périodiques contenant des KPI essentiels.
Voici quelques idées d’indicateurs :
- Diagramme de Gantt général
- Estimation du niveau d’occupation
- Niveau de risque
- Taux d’avancement et niveau de respect du planning
- Résumé des ROI
De plus, les projecteurs devraient se concentrer sur les projets sensibles ou à haut risque. Plutôt que de perdre du temps avec des rapports fastidieux, il est recommandé d’automatiser autant que possible le processus pour faciliter la production et l’analyse.
Gestion des Risques
Comme pour tout projet, la GPP doit surveiller et gérer les risques potentiels. Différents types de menaces peuvent surgir, telles que les modifications de la stratégie commerciale, les perturbations technologiques et les fluctuations du marché. La gestion de portefeuille de projets aide à atténuer ces risques en anticipant les scénarios probables et en développant des contre-stratégies.
Mesure de la Performance
La mesure de la performance du portefeuille de projets est capitale. Le directeur de projet doit rendre des comptes. À cette fin, des métriques claires doivent être établies pour évaluer le succès du portefeuille. Ces métriques peuvent inclure le ROI, le temps de cycle, la satisfaction de la clientèle et la fidélisation. Elles permettent de suivre les progrès et d’identifier les domaines à améliorer.
Adaptabilité Face aux Changements
La flexibilité et l’adaptabilité sont primordiales pour la réussite. Compte tenu de la nature dynamique de l’environnement commercial, les organisations doivent être capables de s’ajuster rapidement aux nouvelles opportunités et aux défis imprévus. La GPP donne aux gestionnaires la latitude nécessaire pour redéployer les ressources, abandonner les projets obsolètes et initier des actions correctives.
Technologies de Soutien
Plusieurs outils et technologies sont disponibles pour simplifier et rationaliser la GPP. Ils assistent les gestionnaires de portefeuille dans la collecte, l’analyse et la visualisation des données relatives aux projets. Ces plateformes peuvent être configurées pour alerter les intervenants lorsqu’un projet franchit une ligne rouge ou tombe derrière le calendrier.
Études de Cas
Des études de cas montrent comment certaines entreprises ont bénéficié de l’application réussie de la GPP. Par exemple, une société de services financiers a adopté une approche centralisée de la GPP, ce qui lui a permis d’augmenter ses revenus de 15 % et d’améliorer sa productivité de 20 %. D’autres exemples proviennent de secteurs tels que la fabrication, les télécommunications et la pharmaceutique.
Gérer les Humains
Bien que la technologie et les procédures soient importantes, rien ne peut rivaliser avec la dimension humaine de la GPP. Diriger une équipe de projet peut être stressant et exigeant ; par conséquent, il est crucial de garder les membres de l’équipe engagés et motivés. Reconnaissez les contributions, encouragez la communication bidirectionnelle et offrez des occasions de développement pour stimuler la morale et la productivité.
Frustration des Demandeurs
Attendez-vous à ce qu’il y ait toujours plus de demandes que vos capacités ne vous permettent de traiter. Par conséquent, gérer un portefeuille signifie faire des choix, c’est-à-dire refuser ou décaler certaines demandes. Faites appel à votre arsenal de communication pour expliquer vos décisions en toute transparence. Même si une personne est déçue lorsqu’elle apprend que sa demande ne sera pas traitée immédiatement, elle l’acceptera volontiers si vos choix sont logiques et alignés sur les objectifs de l’entreprise.
Conseils pour une Mise en Œuvre Réussie
Commencez petit : Ne tentez pas de transformer votre organisation en une seule fois. Commencez par une petite équipe ou un département et affinez progressivement votre approche. Impliquez les parties prenantes : Associez les parties prenantes internes et externes à chaque phase du processus pour vous assurer que leurs opinions et préoccupations sont entendues et prises en compte. Standardisez les processus : Définissez des politiques et des flux de travail normalisés pour rationaliser les processus et garantir la cohérence. Automatisez les fonctions administratives : Libérez du temps pour les employés en automatisant les tâches administratives routinières telles que la collecte de données, la notification et le reporting. Surveillez les progrès : Effectuez des audits réguliers pour mesurer les performances et identifier les domaines à améliorer. Encouragez l’innovation : Créez un environnement où l’innovation est valorisée et où les employés sont encouragés à proposer des idées novatrices. Apprenez des erreurs : Analysez les échecs pour comprendre ce qui n’a pas fonctionné et comment l’éviter à l’avenir.
L’Energie des Equipes Projets
Le rythme effréné du mode projet peut être exténuant et la charge mentale est souvent importante. Comme directeur de projet ou gestionnaire de portefeuille, veillez à ménager vos équipes. Maintenez un niveau d’occupation optimal sans submerger les gens. Pour conclure, permettez moi de souligner l’analogie avec la course à pied. Courir un marathon est impossible sans un programme d’entraînement intelligent et durable. De même, la gestion de portefeuille nécessite une planification minutieuse, une allocation de ressources appropriée et une attention continue à l’alignement stratégique, à la gestion des risques et à la mesure des performances.
