La gestion de projet est un processus complexe qui nécessite une coordination étroite entre les différents acteurs impliqués. Parmi les outils et les mécanismes permettant d’assurer une gestion efficace des projets figure le comité de pilotage. Ce groupe de décideurs clés, composé de représentants joue un rôle crucial dans la gouvernance et la réussite des projets.
Qu’est-ce qu’un comité de pilotage ?
Egalement appelé COPIL en français, c’est un organe de gouvernance chargé de superviser et de diriger les projets d’une entreprise. Il regroupe généralement des membres issus de différents départements de l’entreprise cliente (direction générale, finance, marketing, etc.) ainsi que des représentants du prestataire de services (directeur de projet, chef de projet, consultants, etc.).
Les objectifs du comité de pilotage
Il a pour principaux objectifs de :
- Valider les grandes orientations du projet
- Garantir l’alignement du projet avec la stratégie de l’entreprise
- Arbitrer les décisions importantes
- Superviser la progression du projet
- Anticiper et gérer les risques
- Assurer la communication entre les différentes parties prenantes
Attention, il ne doit pas être confondu avec le comité de projet qui se réunira beaucoup plus régulièrement et servira pour la suivi plus opérationnel.
La bonne composition et le choix des membres
Les membres du comité sont habituellement :
- Représentants de l’entreprise cliente :
- Le sponsor
- Le directeur de programme ou de projet
- Un ou plusieurs représentants de la direction générale
- Un représentant de la direction métier (marketing, ventes, etc.)
- Parfois, le directeur financier
- Représentants du prestataire de services (sauf si le projet est totalement interne) :
- Directeur de projet
- Chef de projet
- Consultants seniors
- Experts thématiques
Mode de fonctionnement
Il se réunit généralement selon une fréquence prédéfinie (trimestrielle, semestrielle ou annuelle) et suit un ordre du jour structuré. Les points clés traités lors de ces réunions comprennent :
- Présentation de l’état d’avancement du projet
- Discussion des points bloquants et identification de solutions
- Validation des choix importants (changements de scope, reports de délais, etc.)
- Analyse des risques et des opportunités
- Mise à jour de la feuille de route et des priorités
- Evaluation de la performance du prestataire de services
- Echanges sur les best practices et les retours d’expérience
Pourquoi il est impératif d’avoir ce genre d’instances
Le COPIL présente plusieurs avantages pour la gestion de projet :
- Il garantit un alignement stratégique du projet avec les objectifs de l’entreprise
- Il facilite la prise de décision grâce à une structure hiérarchique claire
- Il anticipe et gère les risques grâce à une vision globale du projet
- Il favorise la communication et la transparence entre les parties prenantes
- Il améliore la performance globale du projet grâce à une supervision experte
Le niveau de charge et la concurrence entre projets peut aussi être survoler. En général, il est préférable de parler de ce sujet dans une commission spécifique priorise les projets du portefeuille selon les préconisations du directeur de projet.
Les meilleures pratiques pour des réunions courtes et efficaces
Pour assurer le succès de ce type de comités, il est important de respecter les bonnes pratiques suivantes :
- Fixez des objectifs clairs et mesurables pour chaque réunion
- Elaborez un ordre du jour structuré et distribuez-le en avance
- Invitez les participants clés et préparez-les à la réunion
- Assurez une mise en oeuvre adéquate des orientations et des choix réalisés
- Suivez les actions découlant de la réunion et rendez-les accountables
- Sollicitez régulièrement les feedbacks des participants pour améliorer le processus
Conclusion
Le comité de pilotage est un élément clé de la gestion de projet, offrant une plateforme de gouvernance et de coordination entre les différentes parties prenantes. En assurant un alignement stratégique, une prise de décision efficiente et une anticipation des risques, il contribue à la réussite des projets et à la satisfaction des clients.
