La gestion de projet nécessite une coordination étroite entre les différents contributeurs. Parmi les grands classiques qui permettent d’assurer une gestion efficace des projets figure le comité de projet. Ce groupe opérationnel, composé d’acteurs de l’entreprise et du prestataire de services, joue un rôle crucial dans le suivi régulier des encours.
Missions du comité de projet
Le comité de projet a pour principal objectif d’assurer la réussite opérationnelle du projet. Il a lieu de manière très fréquente, par exemple toutes les semaines.
C’est un cousin éloigné du Daily de la méthode Agile Scrum, à la différence près que le coproj n’a pas lieu tous les jours.
Ordre du jour possible :
- Suivi du planning
- Mise à jour de l‘avancement de chaque tâche et prévision des fin de tâches
- Coordination opérationnelle voir technique
- Communication au sein de l’équipe et avec le prestataire
- Identification et résolution des problèmes opérationnels
En général, la réunion est animée par le chef de projet. Sauf de manière exceptionnelle, le sponsor ne participe pas à ces meetings.
Différences avec le comité de pilotage
Alors que le « COPIL » est un organe de gouvernance stratégique qui supervise le projet, le comité de projet se concentre sur le côté opérationnel du projet. Le coproj est axé sur les détails, sur les encours et les tâches. Les membres du comité ne sont donc pas les mêmes. Dans le comité de pilotage, il s’agit de membre du comité de direction, dans l’autre, des membres de l’équipe projet.
Attention à ne pas confondre ces instances et à ne pas multiplier les réunions. Pour garder une bonne efficacité, elles doivent être animées correctement et s’assurer qu’elles ne se transforment pas en discussion interminable.
Composition du comité de projet
Sa composition est très variable selon les projets. On peut quand même citer les exemples suivants :
- Représentants de l’entreprise, membres de l’équipe projet :
- Chef de projet
- Leader technique (ingénieur IT, chef de projet technique, lead développeur etc.)
- Représentant du métier
- Parfois le directeur de projet selon son niveau d’implication
- Représentants du prestataire de services :
- Chef de projet
- Consultants seniors
- Experts
- Directeur de projet selon le besoin
Les supports utiles pour ce type de réunion
Pour assurer un bon suivi, il est possible d’utiliser les outils suivants :
- Planning type Gantt
- Matrice des tâches ou matrice Raci
- Tableau des encours
- Jira
- Trello
Peu importe le format, le principal est d’avoir une vision claire des tâches, du responsable de la tâche et son niveau d’avancement (ie. sa date de fin).
Conclusion
Le comité de projet est un élément clé de la gestion de projet, offrant une coordination fréquente et opérationnelle des différents intervenants. Son format peut varier selon l’entreprise. Retenez que son but est de faire avancer le projet avec un suivi hebdomadaire.
