Un doute sur l’efficacité de la gestion de projets au sein de votre entreprise ? Faites un audit pour savoir où vous en êtes et identifier les principaux changements à mettre en place.
Mesure de l’efficacité des projets
La première étape est de faire le diagnostic sur l’efficacité de vos projets. C’est le point le plus important.
Les principaux indicateurs seront :
- Adéquation entre les projets et les objectifs de l’entreprise
- Valeur apportée par le projet
- Niveau de respect des délais
- Niveau de respect du budget
- Qualité des livrables
- Satisfaction du client ou des utilisateurs
- Motivation et niveau de fatigue des équipes projets
Bien entendu, les items les moins bons seront les priorités à traiter. Il arrive régulièrement que certains de ces items ne soient pas mesurables car il n’y a pas de planning clair, de budget bien mesuré, de définition assez claire sur les objectifs du projet… Dans ce cas, il y a urgence !
Comme on dit, « Ce qui n’est pas mesuré ne peut pas être amélioré ».
Niveau de maturité et d’expertise par rapport aux bonnes pratiques en gestion de projet
Dans cette phase, on rentre dans le détail. On étudie la conformité / les écarts entre la méthode employée et les bonnes pratiques.
L’audit se porte sur les catégories suivantes :
- Quelle est la méthode utilisée / quelle est votre organisation pour les projets
- Equipes projet : constitution, temps disponible, définition des rôles, implication des métiers ou des utilisateurs…
- Chefferie de projet : rôle et responsabilité réel, champ d’action…
- Direction de projet : qui joue ce rôle, existe-t-il une roadmap générale, comment sont arbitrées les priorités
- Niveau de Documentation (fonctionnelle, technique, guide utilisateur ou tutoriel)
- Comment est menée la conduite du changement
- La formation mise en place (à la fois auprès des utilisateurs et auprès de l’équipe projet)
- Comment sont pilotés vos prestataires
- Quelle est la comitologie en place ou les rituels Agile utilisés
- Comment sont imbriquées les phases de Build et de Run
- Comment sont fait les tests et la recette
- Quelle est votre procédure de mise en production, de publication des évolutions
- Quel est le processus d’amélioration continue : review, bilan de projet
- Evaluation du niveau de conformité RGPD
- Comment est traitée l’aspect sécurité sur les projets
A la fin de cette phase, on a une vue exhaustive. Il faut ensuite établir les priorités.
Plan d’action pour évoluer et avoir une gestion de projet qui vous correspond
La grande mode est la méthode Agile et je vais m’en servir pour expliquer mon propos. Sans réfléchir on pourrait dire qu’il faut rejoindre cette pratique dans 100% des cas puisqu’elle a fait ses preuves.
Après plus de 15 ans dans la gestion de projet, je peux affirmer que ce n’est pas si simple.
Selon l’entreprise, les collaborateurs, les procédures, le secteur de l’entreprise et surtout le projet… la bonne méthode projet ne sera pas la même pour tous. Je dirai même qu’au sein d’une seule entreprise, il peut y avoir des variantes, notamment en fonction du projet.
Donc, le but du plan d’action ne sera pas de coller à 100% avec les bonnes pratiques écrites dans un manuel, mais de vous aider à fixer vos propres règles en s’inspirant des bonnes pratiques connues.
Coconstruire votre standard de projet et le faire évoluer
Une fois le plan établi, la meilleure manière de faire bouger les choses est de vous rendre acteur, de rendre acteurs les équipes projets.
Tout casser et tout changer du jour au lendemain n’est jamais la meilleure solution.
L’idéal est de prendre les plus gros défauts, les plus gros problèmes identifiés, de vous faire réfléchir dessus, de proposer des pistes et de vous rendre acteur du changement.
Un bon changement n’est pas une révolution mais une évolution. Donc le but est de partir de l’existant, de le faire évoluer, puis de se revoir tous les un ou deux mois pour valider que les nouvelles pratiques fonctionnement et de continuer à faire évoluer les points suivants.
Les gros changements pourront avoir lieu s’il y a des VRAIES urgences ou sur les points réglementaires.
