Il existe de nombreuses pistes pour améliorer la gestion de projet, que se soit à titre individuel ou de manière collective. La technologie évolue vite, la manière de gérer les projets doit donc évoluer également.
Dans cet article, on passe en revue 4 possibilités pour améliorer votre façon de manager les projets et pour faire évoluer les pratiques dans votre entreprise. Chacun des points est complémentaire et se substitue rarement aux autres.
Les axes d’amélioration
Maitriser les dépenses
Améliorer la maîtrise du budget est un aspect crucial de la gestion de projet, car un budget excessif peut affecter négativement la rentabilité du projet. Pour améliorer ce point, vous pouvez adopter les pratiques suivantes :
- Établir un budget détaillé et réaliste en prenant en compte tous les coûts associés au projet, y compris les indirects
- Suivre les dépenses en temps réel en comparant les dépenses effectuées aux prévisions et en analysant les écarts
- Optimiser les dépenses en négociant les tarifs avec les fournisseurs et en recherchant des alternatives moins coûteuses sans sacrifier la qualité
- Impliquer les parties prenantes dans la gestion des dépenses en les sensibilisant aux implications financières du projet et en les encourageant à adopter des pratiques
- Évaluer régulièrement les risques financiers et mettre en place des mesures d’atténuation pour minimiser les impacts négatifs sur le budget
En mettant en œuvre ces pratiques, vous pouvez accroître votre efficacité et atteindre vos objectifs de projet dans le budget prévu.
Gérer le planning et l’occupation des membres de l’équipe
Améliorer la maîtrise du planning et du niveau de charge de l’équipe est un élément clé pour assurer la succès d’un projet. Pour y parvenir, il est essentiel de mettre en place des outils et des processus adaptés.
Tout d’abord, il est important de définir un planning réaliste et détaillé qui tienne compte des délais, des ressources disponibles et des aléas potentiels. Pour cela, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de projet qui permettent de visualiser les tâches, les deadlines et les dependences (exemple : diagramme de gantt).
Ensuite, il convient de suivre régulièrement l’avancement du projet et d’ajuster le planning en conséquence. Cela permet de détecter rapidement les retards et de prendre les mesures nécessaires pour y remédier.
Parallèlement, il est crucial de veiller à ne pas surcharger les membres de l’équipe projet pour garder une bonne productivité. Pour cela, il est important de monitorer leur charge de travail et de répartir équitablement les tâches en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Il est également recommandé de prévoir des marges de manoeuvre pour faire face aux imprévus et aux urgences.
Enfin, il est essentiel de communiquer régulièrement avec l’équipe et les différents acteurs pour s’assurer que tout le monde est aligné sur les objectifs et les délais du projet. Cela permet de favoriser la transparence, la collaboration et l’engagement de chacun dans la réussite du projet.
Le bon niveau de qualité
Assurer un niveau de qualité adéquat est essentiel pour garantir la satisfaction des parties prenantes et la réussite du projet. Pour améliorer la qualité, il est important de définir des normes et des critères de qualité clairs et précis dès le début du projet. Ces normes doivent être communiquées à l’équipe et aux parties prenantes pour garantir une compréhension commune de ce qui est attendu.
Ensuite, il est important de mettre en place des processus de contrôle de qualité systématiques et réguliers pour vérifier que les normes sont respectées. Cela peut inclure des contrôles, des tests, des recettes et des audits de qualité à différentes étapes du projet. Les résultats doivent être documentés et communiqués à l’équipe et aux parties prenantes pour garantir une transparence totale.
Enfin, il est important de former et de soutenir l’équipe pour qu’elle puisse atteindre les normes de qualité définies. Cela peut inclure la fourniture d’outils et de ressources pour aider l’équipe à améliorer ses compétences et ses processus, ainsi que la mise en place de programmes de mentorat et de coaching pour soutenir les membres de l’équipe dans leur développement professionnel.
En suivant ces étapes, vous pouvez améliorer la qualité de votre gestion de projet et garantir la satisfaction des parties prenantes, tout en améliorant les compétences et les processus de votre équipe.
Savoir d’adapter aux changements
S’adapter aux changements est une compétence cruciale en gestion de projet. Les projets évoluent constamment, que ce soit en raison de nouveaux besoins clients, de contraintes budgétaires, légales ou de facteurs externes imprévus (ex : changement de version des logiciels). Il est donc important de mettre en place des processus permettant de gérer ces changements de manière efficace et efficiente.
Tout d’abord, il est important de mettre en place un processus de gestion des changements formel. Ce processus doit inclure des étapes telles que l’identification, l’évaluation, l’approbation et la mise en œuvre des changements. Ce processus doit également inclure des mécanismes de communication clairs pour informer toutes les parties prenantes des changements proposés et des impacts potentiels sur le projet.
De plus, il est important de cultiver une culture d’acceptation des changements au sein de l’équipe de projet. Les membres de l’équipe doivent être encouragés à signaler tout changement potentiel et à travailler ensemble pour trouver des solutions adaptatives. Cela peut inclure la réévaluation des priorités, la modification des plans de projet ou la réallocation des ressources.
Enfin, il est important de rester flexible et de s’adapter aux changements en temps réel. Cela peut inclure la réévaluation des risques et des opportunités, la révision des hypothèses et des estimations, et la communication proactive avec les parties prenantes. En adoptant une attitude positive et proactive face aux changements, les chefs de projet peuvent non seulement survivre aux défis imprévus, mais aussi exploiter les opportunités offertes par ces changements pour améliorer la qualité.
Par quel moyen améliorer la gestion de projet
L’importance de se former à la gestion de projet
C’est la base, même s’il est possible de se former sur le tas. Suivre un cursus universitaire ou une formation fait partie des voies classiques.
Il existe de nombreux organismes, de nombreuses méthodes de gestion de projets, et de nombreux formats. Vous devriez trouver votre bonheur si vous voulez une formation complète ou une mise à jour de vos compétences sur une méthodologie particulière.
Pour en savoir plus, consultez notre guide complet sur la formation en gestion de projet.
Ici, j’ai un premier message à faire passer. Se former c’est un travail qui ne s’arrête jamais. Une fois qu’on a les bases, on continue d’évoluer grâce à l’expérience d’une part, mais on doit continuer à progresser grâce à des mises à jour d’autre part.
La formation continue peut se faire via des modules complémentaires, l’apprentissage de nouvelles méthodes, les échanges de bonnes pratiques entre filiales, en consultant des blogs etc…
Mettre en place un processus d’amélioration continue
C’est mon chapitre préféré, celui de l’amélioration continue en donnant la responsabilité à tout le monde de participer à l’amélioration de la gestion de projet.
Elle peut se faire au niveau du service ou au sein de chaque projet. Cela s’inspire des rituels Agile qui proposent un sprint review à chaque itération. Si vous ne travaillez pas en AGILE « pur », la logique est plutôt de faire un bilan de projet pour analyser les points positifs et négatifs. Ensuite, vous pourrez les transformer en propositions d’amélioration.
En complément, vous pouvez mettre en place des ateliers une fois tous les 3 à 6 mois pour brainstormer sur les améliorations possibles et les retours d’expériences.
La gestion de projet ne doit pas rester statique, elle doit vivre et évoluer.
Faire un audit de vos pratiques
Un audit est complémentaire aux deux points précédents même s’il est vrai qu’on se fait plutôt auditer lorsqu’on a un doute ou des problèmes avérés.
La logique voudrait que de temps en temps, on se fasse auditer pour améliorer ce qui fonctionne déjà.
Ici la valeur ajoutée est d’avoir un regard extérieur et de prendre de vrais experts en gestion de projets. Grâce à eux, vous serez conseillé sur des améliorations inspirées des bonnes pratiques et de leur expérience.
Pour en savoir plus sur le contenu d’un Audit sur la gestion de projets, consultez l’article dédié à ce sujet.
Se faire accompagner pour améliorer ses pratiques
Cette pratique est encore peu connue et peu utilisée. Pourtant, elle est très efficace.
La formation vient vous apporter un savoir et l‘accompagnement va vous aider à le transformer en savoir faire en économisant du temps. Car le coach va vous permettre d’éviter un grand nombre d’erreurs et de passer par des raccourcis bien utiles.
On peut voir le coaching comme un « Audit permanent » à la grande différence qu’il est beaucoup moins formel et beaucoup plus humain.
Nous proposons ce genre de prestations et nous allons souvent plus loin que la gestion de projet. Il est fréquent d’aborder des sujets comme la gestion du temps et des priorités, la gestion des conflits, la gestion de la motivation dans les équipes etc…
En synthèse, selon votre besoin, selon l’expérience de l’équipe et aussi selon le degré de maturité de votre entreprise en gestion de projets, piochez dans ces 4 solutions. Grâce à ça, vous gagnerez en efficacité pour livrer des projets toujours plus fiables, avec des délais tenus, un budget maitrisé et des utilisateurs satisfaits.
