Audit de la gestion de projet

Un doute sur l’efficacité de la gestion de projets au sein de votre entreprise ?

Faites un audit pour savoir où vous en êtes et identifier les principaux changements à mettre en place.

Mesure de l’efficacité des projets

La première étape est de faire le diagnostic sur l’efficacité de vos projets. C’est le point le plus important.

Les principaux indicateurs seront :

• Adéquation entre les projets et les objectifs de l’entreprise
• Valeur apportée par le projet, c’est à dire les objectifs et bénéfices attendus du projet
• Niveau de respect des délai et du budget.
• Qualité des livrables et de la documentation (fonctionnelle, technique, utilisateur)
• Satisfaction du client ou des utilisateurs
• Motivation et niveau de fatigue des équipes projets

Bien entendu, les items les moins bons seront les priorités à traiter. Il arrive régulièrement que certains de ces items ne soient pas mesurables car il n’y a pas de planning clair, de budget bien mesuré, de définition assez claire sur les objectifs du projet… Dans ce cas, il y a urgence !

Comme on dit, « Ce qui n’est pas mesuré ne peut pas être amélioré ».

Niveau de maturité et d’expertise par rapport aux bonnes pratiques en gestion de projet

Dans cette phase, on rentre dans le détail. On étudie la conformité / les écarts entre la méthode employée et les bonnes pratiques.

L’audit se porte sur les catégories suivantes :

• Quelle est la méthode utilisée / quelle est votre organisation pour les projets
• Equipes projet : constitution, temps disponible, définition des rôles, implication des métiers ou des utilisateurs…
• Chefferie de projet : rôle et responsabilité réel, champ d’action…
• Direction de projet : qui joue ce rôle, existe-t-il une roadmap générale, comment sont arbitrées les priorités
• Niveau de Documentation (fonctionnelle, technique, guide utilisateur ou tutoriel)
• Comment est menée la conduite du changement
• La formation mise en place (à la fois auprès des utilisateurs et auprès de l’équipe projet)
• Comment sont pilotés vos prestataires
• Quelle est la comitologie en place ou les rituels Agile utilisés
• Comment sont imbriquées les phases de Build et de Run
• Comment sont fait les tests et la recette 
• Quelle est votre procédure de mise en production, de publication des évolutions
• Quel est le processus d’amélioration continue : review, bilan de projet
• Evaluation du niveau de conformité RGPD
• Comment est traitée l’aspect sécurité sur les projets

A la fin de cette phase, on a une vue exhaustive. Il faut ensuite établir les priorités.

Mesurer le niveau de maturité en détails

Objectifs et bénéfices attendus du projet

• Clarification des objectifs du projet : s’assurer que les objectifs soient clairs, mesurables, réalistes et alignés sur les besoins de l’organisation.
• Évaluation de la pertinence des bénéfices attendus : vérifier si les bénéfices attendus sont bien définis, quantifiables et en adéquation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Méthodologie et organisation

• Analyse de la méthodologie de gestion de projet utilisée : évaluer si la méthodologie est adaptée à la taille et à la complexité du projet.
• Examen de la structure organisationnelle du projet : vérifier si les responsabilités sont clairement définies, si les rôles et les responsabilités sont attribués de manière appropriée.

Équipe projet : constitution, temps disponible, définition des rôles…

• Revue de la composition de l’équipe : évaluer la taille, les compétences et l’expérience de l’équipe par rapport aux besoins du projet.
• Analyse du temps disponible des membres de l’équipe : s’assurer que les membres de l’équipe ont suffisamment de temps alloué au projet pour mener à bien leurs tâches.
• Vérification de la clarté des rôles et responsabilités : s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend son rôle et ses responsabilités dans le cadre du projet.

Chefferie de projet : rôle et responsabilité réels, champ d’action…

• Évaluation des compétences du chef de projet : vérifier si le chef de projet possède les compétences techniques et managériales nécessaires pour diriger le projet.
• Analyse du champ d’action du chef de projet : s’assurer que le chef de projet dispose de l’autorité nécessaire pour prendre des décisions et résoudre les problèmes rencontrés pendant le projet.

Documentation : fonctionnelle, utilisateur, technique

• Vérification de l’exhaustivité et de l’exactitude de la documentation fonctionnelle : s’assurer que les besoins et les spécifications du projet sont correctement documentés.
• Analyse de la documentation technique : s’assurer que la documentation technique est à jour et fournit des informations détaillées sur l’architecture et le fonctionnement du système.
• Évaluation de la documentation utilisateur : vérifier si les manuels d’utilisation et les guides sont clairs, complets et accessibles aux utilisateurs finaux.

Conduite du changement et formation

• Analyse de la stratégie de conduite du changement : évaluer les actions mises en place pour faciliter l’acceptation du changement par les parties prenantes du projet.
• Comment est mise en place la formation auprès des utilisateurs finaux (mais aussi de l’équipe projet) et comment évaluer la réussite de cette formation.

Pilotage des prestataires

• Évaluation de la performance des prestataires externes : vérifier si les prestataires respectent les délais, les normes de qualité et le budget convenus dans les contrats.
• Analyse de la gestion des relations avec les prestataires : s’assurer que la communication et la collaboration avec les prestataires sont efficaces pour garantir le succès du projet.

Comitologie

• Revue de la composition et des fonctions des comités de pilotage : évaluer si les comités de pilotage sont constitués des bonnes parties prenantes et s’ils jouent leur rôle de manière efficace.
• Analyse des mécanismes de prise de décision : vérifier si les processus de prise de décision sont clairs, transparents et alignés sur les objectifs du projet.

Tests et recette

• Quels sont les processus de recette mis en place : s’assurer que le cahier de recette soit correctement alimenté et pas les bonnes personnes.
• Organisation de la phase de recette : évaluer la planification de cette phase en adéquation avec les autres phases du projet et la disponibilités des parties prenantes.

Build VS Run

• Évaluation de la planification et de l’exécution des activités de construction (Build) : vérifier si les étapes de développement sont réalisées conformément aux spécifications et aux normes de qualité.
• Analyse de la préparation et de la transition vers les opérations (Run) : s’assurer que les processus de transition sont planifiés et exécutés de manière à garantir la stabilité et la performance du système en production.

Amélioration continue

• Review
• Mise en place de « lots » de livraisons
• Bilan de projets

Sécurité et RGPD

• La sécurité de votre SI est-elle prise en compte dès le lancement du projet
• Votre projet est-il RGPD by design ?

Évidemment, cet audit est a adapter à votre contexte projet et organisationnel.

Plan d’action pour évoluer et avoir une gestion de projet qui vous correspond

La grande mode est la méthode Agile et je vais m’en servir pour expliquer mon propos. Sans réfléchir on pourrait dire qu’il faut rejoindre cette pratique dans 100% des cas puisqu’elle a fait ses preuves.

Après plus de 15 ans dans la gestion de projet, je peux affirmer que ce n’est pas si simple.

Selon l’entreprise, les collaborateurs, les procédures, le secteur de l’entreprise et surtout le projet… la bonne méthode projet ne sera pas la même pour tous. Je dirai même qu’au sein d’une seule entreprise, il peut y avoir des variantes, notamment en fonction du projet.

Donc, le but du plan d’action ne sera pas de coller à 100% avec les bonnes pratiques écrites dans un manuel, mais de vous aider à fixer vos propres règles en s’inspirant des bonnes pratiques connues.

Coconstruire votre standard de projet et le faire évoluer

Une fois le plan établi, la meilleure manière de faire bouger les choses est de vous rendre acteur, de rendre acteurs les équipes projets.

Tout casser et tout changer du jour au lendemain n’est jamais la meilleure solution.

L’idéal est de prendre les plus gros défauts, les plus gros problèmes identifiés, de vous faire réfléchir dessus, de proposer des pistes et de vous rendre acteur du changement.

Un bon changement n’est pas une révolution mais une évolution. Donc le but est de partir de l’existant, de le faire évoluer, puis de se revoir tous les un ou deux mois pour valider que les nouvelles pratiques fonctionnement et de continuer à faire évoluer les points suivants.

Les gros changements pourront avoir lieu s’il y a des VRAIES urgences ou sur les points réglementaires.