Pour bien travailler, il faut les bons outils. C’est aussi valable pour la gestion de projets. Si vous n’avez pas encore choisi votre outil et si ce choix ne vous est pas imposé, faites votre propre analyse de besoin sur ce sujet. Selon la méthode projet que vous appliquez, vous n’aurez pas toujours besoin des mêmes outils.
Et n’oubliez pas de vous laisser un peu de temps pour les tester (faites un POC 🙂 ).
Gestion des tâches et planification
La variété de logiciel de gestion des tâches disponible offre des solutions adaptées à chaque besoin. Il est important de dissocier le suivi des tâches avec le planning projet même si les deux sont liés.
Dans sa version la plus simple, la gestion des tâches va pouvoir se contenter :
- une « to do » list
- le responsable de la tâche
- Fait / à Faire
- Eventuellement une date limite et / ou un taux d’avancement
Dans ce cas, un simple tableurs peut être suffisant :Microsoft Excel ou Google Sheets
Je sais, cela ne vend pas du rêve, mais soyons clair, ils offrent une approche simple mais efficace pour suivre les tâches. Ces outils conviennent souvent aux petites équipes avec des besoins de suivi de base.
Les logiciels de gestion dédiés, telles que Trello, Asana, Jira ou Monday.com sont plus élaborés et offrent des mises en page plus « sexy ».
La planification va plus loin que le simple suivi d’une « to do list ». En plus de la tâche et de l’échéance, on peut rentrer dans un calcul de chemin critique, de prérequis (prédécésseur ou succésseur) pour aboutir à un graphique de gantt ou un équivalent. Dans les cas les plus évolués, on peut aussi intégrer la notion de couts et de charges .
Le grand classique est MS Project et son diagramme de gantt, détesté par la plupart des chefs de projets 🙂
Chaque type d’outil a ses propres avantages, et le choix dépend souvent de la taille de l’équipe, de la complexité du projet et de vos attentes.
Les outils gestion des tâches les plus connus
Nous avons déjà cité quelques logiciel de gestion des tâches, voici une étude plus précise des plus répandus.
Trello, une approche visuelle et intuitive
Cet outil se distingue par son approche visuelle et intuitive de la gestion des tâches, en utilisant des tableaux, des listes et des cartes. Chaque carte représente une tâche, avec la possibilité d’ajouter des descriptions, des échéances, des pièces jointes et des commentaires. Ces cartes peuvent être déplacées entre différentes listes pour refléter les priorités, offrant une vue claire de l’avancement.
Sa simplicité en fait un choix populaire, en particulier pour les petites équipes ou les projets personnels. Trello se prête particulièrement bien aux projets qui nécessitent une approche agile et flexible, où les tâches peuvent évoluer rapidement. Son interface visuelle facilite la compréhension de l’état d’avancement du projet, ce qui en fait un outil idéal pour ceux qui privilégient la simplicité dans la gestion quotidienne des tâches.
Jira : Une Solution Complète pour la Gestion de Projet et le Suivi des Tâches
Jira, développé par Atlassian, offre une solution complète de gestion de projet et de suivi des tâches. Adopté principalement dans des environnements de développement logiciel, Jira propose un large éventail de fonctionnalités pour planifier, suivre et gérer les tâches de manière collaborative.
La force de Jira réside dans sa flexibilité et sa capacité à s’adapter à différents frameworks de gestion de projet, y compris les méthodes Agile. Il permet la création de tableaux Scrum et Kanban, facilitant ainsi la gestion visuelle des tâches. De plus, l’intégration avec d’autres outils Atlassian, tels que Confluence et Bitbucket, offre une expérience complète de gestion de projet pour les équipes travaillant sur des projets complexes ce qui permet d’améliorer leur productivité.
Que ce soit pour la gestion des sprints, la planification des versions, ou le suivi des bogues, Jira s’impose comme une solution robuste, particulièrement appréciée des équipes de développement cherchant une approche intégrée de la gestion de projet
Miro- collaboration Visuelle et Gestion de Projet Intuitive
Miro se distingue en offrant une approche de gestion de projet axée sur la collaboration visuelle. Il permet aux équipes de travailler de manière synchronisée sur des tableaux blancs virtuels, facilitant la création et la visualisation d’idées, de plans et de flux de travail.
En tant qu’outil polyvalent, Miro peut être utilisé pour divers aspects de la gestion de projet, de la planification stratégique à la création de wireframes. Les équipes peuvent organiser visuellement des idées, créer des diagrammes, et collaborer en temps réel, ce qui en fait un outil précieux pour les projets nécessitant une approche créative et interactive.
L’intégration avec d’autres applications populaires comme Jira et Slack renforce l’écosystème de travail, permettant aux équipes de tirer parti de la puissance de Miro tout en restant connectées aux outils qu’elles utilisent au quotidien. Avec son interface utilisateur intuitive et sa flexibilité, Miro se positionne comme un choix solide pour les équipes cherchant à stimuler la créativité et à favoriser une collaboration fluide dans leurs projets.
MeisterTask : Gestion de Projet Intuitive et Collaborative
MeisterTask se démarque par son approche intuitive et axée sur la collaboration pour la gestion de projet. En mettant l’accent sur la simplicité, il offre une plateforme conviviale qui permet aux équipes de gérer leurs tâches de manière efficace.
Avec une interface utilisateur épurée, MeisterTask permet aux utilisateurs de créer des tableaux de tâches, d’assigner des responsabilités et de suivre le progrès en temps réel. Son intégration fluide avec des outils comme MindMeister offre également des fonctionnalités de mind mapping, facilitant la planification et la visualisation des idées.
L’aspect collaboratif est renforcé par des fonctionnalités telles que les commentaires en temps réel et la possibilité d’ajouter des fichiers directement dans les tâches. MeisterTask est particulièrement adapté aux équipes cherchant une solution simple et efficace pour organiser leurs projets sans sacrifier la puissance de gestion nécessaire pour mener à bien des initiatives plus complexes.
Wrike : Gestion de Projet Robuste et Personnalisable
Wrike se distingue par sa robustesse et sa capacité à s’adapter aux besoins variés des équipes. Avec une interface soignée et des fonctionnalités puissantes, Wrike offre une approche flexible de la gestion de projet.
Sa force réside dans la personnalisation, permettant aux utilisateurs de créer des tableaux de bord adaptés à leur flux de travail spécifique. Les fonctionnalités avancées incluent la gestion des ressources, la planification interactive, et des outils de suivi en temps réel.
Wrike favorise la collaboration avec des fonctionnalités de commentaires contextualisés et des rapports personnalisables. De plus, son intégration avec d’autres applications professionnelles populaires en fait une solution complète pour les équipes cherchant à centraliser leurs opérations et à optimiser leur gestion de projet.
MS project
Il n’y a pas que les tâches dans un projet
Gestion documentaire
Expression de besoin, cahier des charges, document d’analyse technique (DAT), documentation utilisateur, cahier de recette…
Autant de fichiers nécessaires pour votre projet. Arretez de les stocker sur un dossier réseau, passez au drive : OneDrive, Google Drive, AWS Drive…
Ils offrent tous à peu près la même chose pour des tarifs très attractifs.
Chez Miscrosoft, grâce à MS Teams, vous pouvez créer une équipe et la connecter au dossier partagé (Sharepoint).
Tableaux de bords, reporting
Pour le bon suivi et la bonne information des parties prenantes, il est essentiel d’avoir du reporting de projet ou des tableaux de bords.
En premier lieu, chaque projet doit avoir un reporting qui précise l’état d’avancement, le prochain jalon, les encours et les points d’attention. Chaque logiciel de gestion de tâches est capable de générer ce genre de rapport s’il est bien configuré.
En complément, d’un point de vue de la gestion de programme, il est important d’avoir une vue consolidée de l’activité et de l’état de santé du poretfeuille projet. Ici, les différents indicateurs parleront du nombre de projets en cours ou à venir, du niveau d’occupation des équipes, des points de vigilances généraux. Il est aussi possible de le générer avec un outil de gestion de projet à partir du moment où il intègre la dimension multi-projet.
Conclusion
Si vous souhaitez mettre en place ou changer vos outils de gestion de projets, faites comme pour vos propres projets. Mettez à plat vos besoins et les limites des solutions actuelles. Une fois le besoin clairement établi, faites une veille des solutions citées. Ensuite, faites des POC. La plupart des solutions ont des versions gratuites. Donc essayez avant de tout révolutionner.
