Dans le vaste monde de la gestion de projet, il existe un élément fondamental qui transcende les méthodologies, les industries et les domaines d’application. Cet élément est l’expression de besoin. Qu’est-ce que l’expression de besoin, me demanderez-vous ? C’est le socle sur lequel repose la réussite de tout projet, qu’il soit de nature traditionnelle, en mode cycle en V, ou agile.
Qu’est-ce que l’expression de besoins ?
L’expression de besoin est le processus de définir et de documenter de manière claire et concise ce que le projet doit accomplir. Elle jette les bases en décrivant les attentes, les objectifs et les spécifications du projet. Mais ici réside la beauté de cette approche : elle n’est pas une formule rigide. Au contraire, elle peut prendre de nombreuses formes, s’adaptant à la nature du projet et à la méthodologie de gestion de projet choisie.
Qui doit la réaliser ?
C’est en général le chef de projet qui s’occupe de ce document. Mais, si votre équipe est plus importante, il peut y avoir une autre personne en lead sur cette tâche. En revanche, les contributeurs peuvent être nombreux. En effet, il faut absolument prendre en compte les besoins de toutes les parties concernées.
Enfin, je serai tenter de pousser le bouchon disant, peu importe qui le réalise, tant que ce document est fait et qu’on s’assure qu’il y a bien un responsable de cette tâche (cf matrice Raci).
Les formes de l’expression de besoins
- Le Document Word Traditionnel : Dans des projets plus formels ou dans le cadre de méthodologies traditionnelles telles que le modèle en cascade (cycle en V), un document détaillé peut être la forme privilégiée. Il décrit en profondeur les exigences, les spécifications techniques et fonctionnelles, ainsi que les contraintes du projet. C’est souvent le choix pour des projets où la planification est exhaustive dès le départ.
- Les Diagrammes et Schémas : Pour les esprits visuels et les projets où une représentation graphique est plus pertinente, les diagrammes et schémas sont la voie à suivre. Ils illustrent les flux, les processus, les interactions et les relations entre les éléments du projet. Cette forme est précieuse pour une compréhension rapide et une communication efficace.
- Les User Stories : Dans le monde agile, en particulier dans le cadre de Scrum, les user stories sont la norme. Elles sont courtes, centrées sur l’utilisateur, et expriment les besoins du client sous forme de courtes descriptions. Les user stories sont idéales pour les projets où les besoins évoluent fréquemment et où la flexibilité est essentielle.
L’adaptabilité de l’expression de besoins
Une caractéristique cruciale de l’expression de besoin est son adaptabilité. Peu importe la méthode de gestion de projet choisie, elle peut s’intégrer parfaitement. Par exemple :
- Cycle en V : Dans cette approche séquentielle, l’expression de besoin solide en début de projet est essentielle. Elle guide le processus de conception, de développement et de test tout au long du cycle.
- Méthodologies Agiles : Dans un environnement agile, l’expression de besoin est continue. Les besoins initiaux sont définis, mais ils évoluent au fil du temps. Les user stories, par exemple, sont constamment affinées et priorisées pour répondre aux changements.
L’importance de l’expression de besoins
Pourquoi est-ce que cela compte autant ? Parce que l’expression de besoin :
- Clarifie la Vision : Elle garantit que tous les acteurs du projet partagent une compréhension commune de ce qui doit être réalisé.
- Évite les Malentendus : Elle réduit les ambiguïtés et les interprétations erronées, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses.
- Facilite la Communication : Elle sert de point de référence pour toutes les discussions sur le projet, permettant une communication claire entre les parties prenantes.
- Guide les Décisions : Elle aide à prendre des décisions éclairées tout au long du projet, en s’assurant que chaque étape est alignée sur les besoins initiaux.
En résumé, quelle que soit la forme qu’elle prend, l’expression de besoin est le ciment qui maintient un projet sur la bonne voie. Elle est la boussole qui guide chaque étape, qu’il s’agisse d’une longue traversée en cycle en V ou d’un voyage agile avec des détours fréquents. Alors, la prochaine fois que vous lancerez un projet, souvenez-vous de l’importance de cette fondation solide, peu importe comment vous choisissez de l’exprimer.
