L’efficacité et l’innovation sont essentielles à la croissance des entreprises, il arrive souvent que les employés cherchent des moyens rapides et flexibles pour répondre à leurs besoins informatiques.
Cependant, cette quête d’efficacité peut parfois plonger les organisations dans l’obscurité de ce que l’on appelle le « Shadow IT ». Derrière ce terme se cache un univers complexe de technologies informatiques (logiciels, matériels et systèmes informatiques) non autorisées et menées en marge des départements officiels de votre entreprise
Des applications cloud aux logiciels tiers en passant par les appareils personnels connectés au réseau de l’entreprise, le Shadow IT soulève des questions cruciales en matière de sécurité, de conformité et de gestion des ressources.
Dans cet article, nous explorons les origines du Shadow IT, ses implications pour les entreprises, et comment les organisations peuvent gérer et sortir de ce défi croissant tout en favorisant l’innovation et la productivité.
Bienvenue dans le monde obscur de l’informatique parallèle, où la ligne entre l’efficacité individuelle et la sécurité organisationnelle devient de plus en plus floue.
Utilisation de matériel personnel
Le recours à des appareils personnels pour accomplir des tâches professionnelles peut sembler être une solution rapide pour les employés cherchant une plus grande flexibilité. Par exemple, et je pense que vous l’avez tous constaté dans vos entreprises, il est très courant que les salariés en télétravail utilisent leurs PC personnel pour travailler pour éviter de transporter dans les transports en commun.
Cependant, cette pratique soulève des préoccupations majeures en matière de sécurité et de conformité. L’utilisation de dispositifs personnels expose les entreprises à des risques accrus de fuites de données, de perte de contrôle sur les politiques de sécurité, et de non-conformité aux réglementations en vigueur.
Pour sortir de cette dépendance au matériel personnel, les organisations doivent mettre en place des politiques claires, promouvoir des alternatives sécurisées, et sensibiliser les employés aux risques associés. La mise en œuvre de politiques bien définies, qui énoncent clairement les règles et les responsabilités, permet de concilier flexibilité et sécurité.
Les alternatives sécurisées, telles que la fourniture d’appareils professionnels ou la virtualisation des postes de travail, offrent des moyens plus sûrs d’accomplir les tâches professionnelles tout en préservant la sécurité des données et la conformité réglementaire.
La sensibilisation des employés joue un rôle clé dans la transition vers des pratiques informatiques plus sécurisées. Les programmes de formation réguliers, mettant l’accent sur les risques associés à l’utilisation de matériel personnel, aident à éduquer les employés sur les meilleures pratiques en matière de sécurité.
Les applications « Cloud » plus populaires et simples que jamais
Les applications cloud ont révolutionné la manière dont les entreprises gèrent leurs données et leurs processus. Cependant, leur adoption non contrôlée peut entraîner des problèmes de sécurité et de confidentialité. La facilité d’accès aux services cloud, souvent associée à des coûts initiaux réduits, incite de nombreux employés à contourner les canaux officiels et à adopter des solutions en ligne pour répondre à leurs besoins opérationnels. Exemple, il est courant que des salariés utilisent des services tels que « DROPBOX » (pour partager des documents) alors que bien souvent, de tels service existent au sein de leur entreprise (One Drive / Teams / etc.).
Pour s’affranchir de cette dépendance, les organisations doivent investir dans des solutions internes capables de rivaliser avec les fonctionnalités offertes par les applications cloud grand public. Les départements informatiques doivent collaborer étroitement avec les utilisateurs finaux pour comprendre leurs besoins spécifiques et fournir des alternatives sécurisées qui répondent à ces exigences sans compromettre la sécurité des données.
Éduquer les employés sur les risques potentiels des applications non autorisées est une étape cruciale. Les entreprises peuvent organiser des sessions de sensibilisation, fournir des directives claires sur l’utilisation appropriée des services cloud, et mettre en place des mécanismes de reporting pour signaler les violations potentielles de politiques. La communication ouverte sur les risques et les conséquences de l’informatique clandestine contribue à établir une culture de responsabilité et de sécurité au sein de l’organisation.
Promouvoir des alternatives sécurisées en interne nécessite une évaluation approfondie des besoins des utilisateurs et de la manière dont ces besoins peuvent être satisfaits par des solutions internes. Les départements informatiques doivent être proactifs dans l’identification et la mise en œuvre d’outils et de plateformes internes qui offrent la flexibilité et la facilité d’utilisation recherchées par les employés, tout en garantissant la sécurité des données et la conformité réglementaire. En intégrant ces alternatives sécurisées dans les processus opérationnels, les organisations peuvent réduire la tentation d’utiliser des applications cloud non autorisées et renforcer leur posture de sécurité globale.
Shadow IT par manque de souplesse de l’équipe informatique ?
Le manque de flexibilité perçu dans les services fournis par les départements informatiques internes peut conduire les employés à rechercher des solutions ailleurs. Cette perception peut découler de processus bureaucratiques, de délais de mise en œuvre prolongés, ou de la difficulté d’obtenir des ajustements personnalisés rapidement.
Cependant, plutôt que de laisser cette frustration conduire à l’adoption du Shadow IT, ou logiciels « fantômes », les organisations peuvent mettre en œuvre des stratégies pour transformer cette perception.
Une communication améliorée est essentielle pour comprendre les préoccupations des utilisateurs finaux et pour expliquer les contraintes auxquelles le département informatique peut être confronté. Exemple, il est courant que la validation d’un projet / outil / logiciel soit dépendant de l’accord de la direction (comité d’arbitrage). La transparence sur les délais, les ressources et les contraintes de sécurité peut contribuer à créer une compréhension mutuelle entre les départements informatiques et les utilisateurs finaux.
Une compréhension approfondie des besoins des utilisateurs est cruciale pour fournir des solutions informatiques internes qui répondent véritablement aux attentes. Les départements informatiques peuvent organiser des sessions de feedback régulières, des groupes de discussion, ou utiliser des enquêtes pour recueillir des informations sur les préférences et les exigences spécifiques des utilisateurs.
En intégrant ces retours dans le processus de planification et d’exécution, les départements informatiques peuvent orienter leurs services de manière plus flexible et alignée sur les besoins réels des employés.
Une révision des processus internes peut également contribuer à accroître la souplesse des services informatiques. Identifier et éliminer les obstacles administratifs inutiles, automatiser les processus répétitifs, et mettre en place des mécanismes d’ajustement rapide sont autant d’initiatives qui peuvent améliorer la réactivité des départements informatiques.
Vos équipes « Métier » ont un besoin urgent d’outils spécifiques
Un risque réel pour vos entreprises, et non des moindres : l’implémentation et utilisation d’une application « complète », ou dite « sur étagère », par une direction métier. L’intégration d’une telle application dans votre SI existant sera compliquée, d’autant plus si la découverte de l’appli se fait bien après l’implémentation de celle-ci et son adoption par la direction concernée.
Les collaborateurs peuvent souvent être poussés à utiliser des outils spécifiques qui répondent à leurs besoins particuliers. Cette tendance peut découler de l’existence d’outils spécifiques dans leur domaine d’expertise ou de la perception que les solutions internes ne répondent pas de manière adéquate à leurs exigences.
Investir dans des solutions plus polyvalentes est une première étape essentielle. Les départements informatiques doivent travailler en étroite collaboration avec les utilisateurs finaux pour identifier des solutions logicielles et des plates-formes qui couvrent une gamme plus large de besoins. Cela peut impliquer la personnalisation d’outils existants, l’adoption de logiciels modulaires ou l’investissement dans des solutions tout-en-un plus flexibles.
Offrir des formations sur l’utilisation d’outils internes existants est une démarche complémentaire. Souvent, les collaborateurs peuvent méconnaître certaines fonctionnalités ou capacités des outils internes disponibles, les poussant ainsi à rechercher des alternatives externes. Des programmes de formation bien conçus, dispensés de manière régulière, peuvent aider à éduquer les utilisateurs finaux sur les fonctionnalités des outils internes, améliorant ainsi leur utilisation optimale. Les départements informatiques, aidés des équipes RH, peuvent également créer des ressources en ligne, des guides d’utilisation, et des sessions de démonstration pour renforcer la compréhension des employés.
Encourager la communication ouverte entre les équipes est un élément clé pour identifier les solutions adéquates. Les organisations peuvent faciliter les échanges réguliers entre les départements informatiques et les utilisateurs finaux, notamment par le biais de forums de discussion, de groupes de travail ou de réunions périodiques. Cette communication ouverte permet de recueillir des retours d’expérience en temps réel, d’identifier rapidement les lacunes dans les solutions internes existantes, et de collaborer pour trouver des réponses adaptées.
En créant un environnement où les collaborateurs se sentent écoutés et où leurs besoins sont pris en compte, les organisations peuvent réduire la propension des employés à rechercher des outils spécifiques en dehors des canaux officiels.
Gouvernance et « contrôles » inefficaces ?
Le manque de contrôle et de surveillance peut favoriser la « prolifération » du Shadow IT et donc d’outil non validés par le département informatique. Les organisations doivent prendre des mesures proactives pour établir des politiques de gouvernance claires, mettre en place des mécanismes de surveillance efficaces, et éduquer les employés sur les risques associés.
Une gouvernance proactive peut jouer un rôle crucial dans la canalisation de l’innovation tout en garantissant la conformité et la sécurité des données.
Établir des politiques de gouvernance claires est fondamental pour définir les règles du jeu. Les organisations doivent formuler des directives explicites concernant l’utilisation des technologies, des services cloud et des applications, en mettant l’accent sur la sécurité, la conformité réglementaire et la protection des données. Ces politiques doivent être communiquées de manière transparente à l’ensemble de l’organisation, et leur application doit être cohérente pour tous les employés. La gouvernance ne doit pas être perçue comme une entrave, mais plutôt comme un cadre facilitant une utilisation responsable des technologies au sein de l’entreprise.
La mise en place de mécanismes de surveillance efficaces est essentielle pour identifier rapidement les activités liées au Shadow IT. Cela peut inclure la surveillance du trafic réseau, l’analyse des journaux d’événements, l’utilisation de solutions de détection des menaces et d’analyse comportementale. La surveillance doit être axée sur la détection des signes précurseurs d’une utilisation non autorisée des technologies, permettant ainsi une intervention rapide pour atténuer les risques.
Les technologies de sécurité avancées, combinées à des processus de surveillance robustes, renforcent la capacité des organisations à maintenir un contrôle efficace sur leur environnement informatique.
Éduquer les employés sur les risques associés au Shadow IT est un élément essentiel de la stratégie de gouvernance. Les programmes de sensibilisation doivent aborder les conséquences potentielles en termes de sécurité, de confidentialité, de conformité et de continuité des activités. Les employés doivent comprendre les risques liés à l’utilisation de solutions non autorisées, ainsi que l’impact que cela peut avoir sur l’ensemble de l’organisation. En favorisant une culture de responsabilité collective, les employés deviennent des acteurs conscients de la sécurité de l’entreprise.
Avec une gouvernance solide, les organisations peuvent tirer parti des avantages de l’innovation technologique tout en maintenant un contrôle rigoureux sur leur environnement informatique.
Conséquences du Shadow IT
Les conséquences de l’informatique clandestine vont au-delà de la simple inefficacité opérationnelle. Des violations potentielles du RGPD, des failles de sécurité, et la perte de données sensibles peuvent résulter de cette pratique. Les organisations doivent prendre des mesures rapides et décisives pour corriger ces lacunes et atténuer les risques associés, en mettant en place des protocoles de sécurité renforcés, des audits réguliers, et des programmes de sensibilisation.
Non-Conformité RGPD
La non-conformité au RGPD constitue l’une des principales préoccupations découlant de l’utilisation non autorisée de technologies. Les entreprises sont susceptibles de traiter des données personnelles sensibles sans les garanties appropriées de protection, exposant ainsi l’organisation à des sanctions sévères.
Rien de plus désagréable qu’apprendre que des données de prospects ou clients trainent sur des ordinateurs inconnus du service informatique ou alors sont échangés par emails non chiffrés, dans des fichiers Excel.
Pour remédier à cela, les organisations doivent effectuer des évaluations approfondies de la conformité au RGPD, mettre en place des mécanismes de contrôle des données, et garantir que toutes les pratiques informatiques respectent les exigences strictes en matière de protection de la vie privée.
Failles de sécurité
Les failles de sécurité représentent une menace majeure, compromettant la confidentialité et l’intégrité des données.
Le risque est réel, surtout si l’outil concerné n’est pas maintenu à jour ou alors le serveur qui héberge cet outil ne l’est pas.
Pour contrer ces risques, les organisations doivent mettre en œuvre des protocoles de sécurité renforcés. Cela inclut le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs, la surveillance continue des réseaux et des systèmes, ainsi que la mise en place de pare-feu et d’antivirus robustes.
En investissant dans des technologies de sécurité de pointe, les entreprises renforcent leur posture face aux cybermenaces potentielles, réduisant ainsi les vulnérabilités associées à l’informatique clandestine.
La perte de données
La perte de données sensibles peut avoir des répercussions graves sur la réputation d’une entreprise et la confiance de ses clients.
Le risque étant que des fuites de données apparaissent alors que vos équipes informatique et sécurité ne soient pas au courant.
Pour atténuer ce risque, des audits réguliers doivent être réalisés pour identifier les zones de vulnérabilité. Ces audits peuvent comprendre des évaluations de la sécurité des applications, des tests de pénétration, et des examens approfondis des politiques de sécurité en place. En identifiant et en corrigeant de manière proactive les failles de sécurité, les organisations peuvent minimiser les risques de perte de données et protéger l’intégrité de leurs informations sensibles.
Risque sur la qualité des données
Le Shadow IT peut avoir des conséquences négatives sur la qualité des données de l’entreprise.
Des erreurs et des doublons dans les données, dus à la multiplication des logiciels et des emplacements de stockages non maitrisés. Une perte de fiabilité et de cohérence de données, car les employés utilisent des sources de formats différents, sans respecter les normes et les procédures établies
Comment redresser ou sauver un outil en Shadow IT
Si vous vous trouvez dans une situation où un projet est déjà en cours en « Shadow IT » et que vous cherchez à le sauver en le ramenant dans le cadre officiel de l’organisation, voici quelques étapes que vous pouvez envisager.
Évaluation des risques et avantages :
- Évaluez les risques liés au projet actuel en « Shadow IT », en mettant en lumière les problèmes potentiels en matière de sécurité, de conformité et de gouvernance.
- Identifiez les avantages et les réussites du projet qui pourraient convaincre les parties prenantes de l’intégrer officiellement.
Communication transparente
- Communiquez ouvertement avec les parties prenantes du projet actuel pour discuter des avantages de l’intégration officielle.
- Expliquez les risques liés à l’utilisation de solutions en dehors du cadre officiel et mettez en avant les avantages de l’alignement sur la politique de l’entreprise.
Impliquer les parties prenantes
- Impliquez les parties prenantes clés, y compris les responsables informatiques, les responsables de la sécurité et d’autres parties prenantes pertinentes, dans le processus de décision.
- Créez un dialogue pour comprendre les besoins spécifiques du projet et déterminez comment les intégrer dans le cadre organisationnel.
Élaboration d’une feuille de route
- Élaborez une feuille de route claire pour l’intégration du projet dans l’infrastructure officielle de l’organisation.
- Définissez les étapes nécessaires, les ressources requises et les délais pour minimiser les perturbations.
Formation et soutien
- Offrez une formation aux utilisateurs finaux et à l’équipe du projet sur les nouvelles politiques et procédures.
- Assurez un soutien continu pour faciliter la transition et résoudre tout problème potentiel rapidement.
Gestion du changement
- Mettez en place des stratégies de gestion du changement pour minimiser la résistance et favoriser l’acceptation des nouvelles pratiques.
- Communiquez régulièrement sur les progrès et les avantages observés suite à l’intégration.
Audit et suivi continus
- Mettez en place des processus d’audit réguliers pour s’assurer que le projet intégré respecte les normes de sécurité et de conformité.
- Effectuez un suivi continu pour garantir que le projet continue à répondre aux besoins de l’organisation.
Conclusion
Sensibiliser les employés aux enjeux de conformité est une composante cruciale de toute stratégie de gestion des risques. Les entreprises doivent mettre en place des programmes de formation réguliers, abordant spécifiquement les risques liés à l’informatique clandestine, les obligations en matière de conformité et les conséquences potentielles des violations. La sensibilisation contribue à créer une culture de responsabilité partagée, où chaque employé comprend son rôle dans la protection des données et dans le maintien de la conformité aux réglementations.
En conclusion, la gestion des conséquences de l’informatique clandestine nécessite une approche holistique, allant de la sécurisation des données à la sensibilisation des employés. En prenant des mesures rapides et efficaces, les organisations peuvent réduire les risques associés à cette pratique, renforcer leur posture de sécurité, et préserver la confiance de leurs parties prenantes.
