La gestion de projet IT est une discipline complexe qui nécessite une planification et une gestion minutieuses des ressources. L’un des aspects les plus importants est la gestion des budgets. Il faut le définir, s’assurer qu’il permettra d’atteindre l’objectif puis le piloter pour vérifier que les dépenses sont conformes au prévisionnel.
Étapes de l’élaboration d’un budget de projet IT
Le budget d’un projet IT est en général réalisé par le chef de projet et supervisé par le sponsor. Sa réalisation de se déroule en plusieurs étapes :
Définir les objectifs du projet
La première étape consiste à définir clairement les objectifs du projet. Cela permettra de déterminer les ressources et les dépenses nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Définir la portée du projet
La portée du projet définit ce qui sera inclus dans le projet et ce qui sera exclu. Cela permettra de déterminer les coûts des ressources nécessaires à la réalisation du projet.
Diviser le projet en tâches
Une fois que la portée du projet est définie, il est important de diviser le projet en tâches plus petites et plus gérables. Cela facilitera l’estimation des charges et la planification de l’exécution du projet.
Estimer les dépenses
Pour chaque tâche, il est important d’estimer les ressources nécessaires à sa réalisation. Cela comprend les coûts des ressources humaines, des ressources matérielles et des ressources financières.
Il est fréquent que les rémunérations internes ne soient pas comptabiliser dans les dépenses.
Ajouter un « matelas » de sécurité
Tout le monde le fait même si personne ne le dit. Il est important d’ajouter un « matelas » de sécurité au budget pour tenir compte des imprévus. Cela permettra de couvrir les frais supplémentaires qui pourraient survenir au cours du projet.
Obtenir l’approbation du budget
Une fois que le budget est élaboré, il est important de l’obtenir l’approbation des parties prenantes. S’il s’inscrit dans le schéma directeur, un budget est déjà prévu à l’avance.
En général, il est nécessaire de le faire valider devant une commission qui arbitrera à la fois le budget, le degré de priorité du projet et la validation du ROI (Return On Investment, autrement dit la rentabilité).
Types de dépenses liés à un projet IT
Les frais liés à un projet IT peuvent être classés en deux catégories principales : directs et indirects.
Les coûts directs sont ceux qui peuvent être directement attribués au projet. Ils comprennent les ressources humaines internes ou externes, les ressources matérielles, les licences des logciels, les développements spécifiques (aussi appelé « évolution », ils sont non compris dans le périmètre de base des logiciels) etc…
Les coûts indirects sont ceux qui ne peuvent pas être directement attribués au projet. On peut y mettre les bureaux, les équipements… Ils sont en général totalement ignoré dans le cadre d’un projet.
Comme évoqué au-dessous, les salaires internes sont souvent ignorés. C’est pourtant une vraie dépense. Cela s’explique souvent par le fait que les rémunérations sont des dépenses prévues, projet ou non, et ils s’sincrivent en OPEX (dépenses courantes). Alors qu’un projet s’inscrit souvent dans des dépenses de type CAPEX (investissement).
Certaines entreprises optimisent ce système et passent les rémunérations en CAPEX le temps du projet.
Comment gérer un budget de projet IT
Une fois que le budget est élaboré, il est important de le gérer de manière appropriée. Cela comprend les étapes suivantes :
Suivre les dépenses pour éviter les écarts
Il est important de suivre les coûts réels du projet pour s’assurer que vous ne dépasserez pas le budget.
Si les conditions du projet changent, il peut être nécessaire de mettre à jour le budget. Attention, ce genre de chose est rarement admis. En revanche, si vous savez justifier un changement majeur du périmètre, aucun soucis.
Prendre des mesures correctives si nécessaire
Si les dépenses du projet dépassent le budget, il est important de prendre des mesures correctives pour rester à l’équilibre. Une fois de plus, il s’agit d’anticiper et de calculer si le niveau de dépense et conforme avec le taux d’avancement du projet. Autrement dit, si vous avez dépenser 50% du projet et que le taux d’avancement est de 30%, c’est mauvais signe 🙂
Alors, facile ?
L’établissement d’un budget précis et réalisable est une étape essentielle de la gestion de projet IT. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez créer un budget qui aidera à garantir la réussite du projet dans les délais et dans les limites budgétaires fixées.
