La gestion de projet est un art qui consiste à planifier, organiser, diriger des ressources d’une organisation pour atteindre un objectif spécifique. Une fois que vous avez transpiré à grosse goutte pendant plusieurs mois pour atteindre ce but, c’est l’heure du bilan.
Le bilan projet est une analyse ou plutôt un feedback à réaliser à la conclusion d’un projet. C’est aussi l’occasion de remercier les différents acteurs autour d’un verre et quelques pâtisseries.
De mon point de vue d’expert en gestion de projet et de préparateur mental, ce genre d’étape a une importance considérable. Elle permet de mettre fin à un cycle, d’étudier les pistes d’améliorations, elle permet au humain de prendre le temps de se dire merci, de renforcer les liens et de savourer le travail accompli.
Pourquoi réaliser un bilan projet ?
Le bilan projet présente de nombreux avantages, notamment :
- De valider que les objectifs du projet ont été atteints
- D’identifier les facteurs qui ont contribué à la réussite du projet
- D’identifier les freins ou les problèmes rencontrés
- De tirer des leçons pour les futurs projets
- Rapprocher les humains et souligner les succès (motivation !)
Comment réaliser un bilan projet ?
La borne formule est de mêler décontraction et travail, pourquoi pas en deux temps.
Rappels du contexte et des enjeux
La première étape consiste à rappeler les objectifs du projet, la portée du projet, le calendrier du projet et le budget du projet.
Analyse des imperfections pour en tirer des enseignements
La deuxième étape consiste à analyser les écarts entre les objectifs du projet et les résultats obtenus. Cela permet d’identifier les facteurs qui ont contribué au succès ou à l’échec du projet.
Jeter un coup d’oeil sur les points suivants :
- Budget et respect des coûts
- Evolution du besoin pendant le projet
- Satisfaction du client ou du métier
- Respect des normes et de la méthodologie
- Respect du délai
- Performance de l’équipe pendant le projet
- Etat de forme / fatigue à la fin de celui-ci
Pour mémo, environ 30% des projets sont en souffrance à cause de problèmes dans les domaines suivants : dépassement du budget, non respect des délais, mauvais niveau de qualité, état de fatigue des équipes.
Analyse de la gestion des risques
La troisième étape consiste à analyser la gestion des risques du projet. Cela permet d’évaluer a prosteriori si les risques ont bien été anticipés. De s’assurer que les décisions ont été judicieuse. Et si un problème est survenu, d’analyser comment ne plus passer à côté.
Evolution de la méthode
La quatrième étape consiste à formuler des recommandations pour les futurs projets. Cela peut inclure des recommandations sur les objectifs, la portée, le calendrier, le budget, la gestion des risques ou même sur la méthode de gestion de projet.
Une fin et un début
Le bilan projet est une étape essentielle pour la capitalisation de la gestion de projet. C’est à la fois la fin du projet et souvent le début d’un autre.
C’est aussi la fin de la partie « build » et le début de la partie « RUN ». Donc ce bilan peut aussi aborder ces aspects et rappeler (ou mettre à plat) les règles :
- Gestion des anomalies et bugs, support et Service Level Agreement (SLA – Contrat de Niveau de Service en français)
- Demandes d’évolution
- Assistance à utilisation
Quelques conseils complémentaires
Voici quelques conseils pour réaliser un bilan projet efficace :
- Invitez les parties prenantes du projet à participer au bilan. Ca serait dommage de se restreindre à l’équipe projet. Au contraire, c’est l’occasion de les mettre à l’honneur face aux sponsors ou aux futurs utilisateurs
- Mêlez une belle présentation, une bonne animation et de la convivialité. Cela facilitera votre travail et va renforcer la motivation et le crédit de votre équipe
- Soyez objectif et impartial. Le bilan doit être basé sur des faits, ce qui est bien doit être célébré, ce qui n’a pas marcher doit être souligner et résolu. Ne sombrez ni dans le TROP positif, ni dans le trop négatif.
En suivant ces conseils, vous pouvez réaliser un bilan projet qui sera utile, informatif et pourrait vous aider à améliorer la gestion de projets pour la suite.
