La planification est un basique dans la gestion de projet. C’est l’art de prédire sa réalisation dans un certain délai. Pour réussir, munissez-vous de mon outil de planification préféré, votre cerveau ! Et déterminez des étapes claires et les ressources allouées.
La planification de projet se fait en plusieurs étapes :
- Définition d’Objectifs Mesurables
- Identification des Produits à Livrer
- Établissement du Calendrier
- Planification des Tâches
Les plans de programme peuvent englober les ressources humaines, les méthodes de communication et la gestion des risques.
Les entreprises qui ont de nombreux projets de IT (technologie de l’information) doivent programmer, prioriser et ordonnancer ces projets. Cela peut se faire grâce à un diagramme de Gantt et un diagramme PERT.
Pourquoi la planification est-elle importante en gestion de projets ?
La planification d’un projet est importante à chaque phase du projet. Elle définit les éléments de base d’un projet, notamment :
- Les impacts
- Les objectifs
- Le calendrier
La planification permet aux gestionnaires de projet de transformer une idée intangible en réalité. Les principaux objectifs de la planification sont les suivants :
- Faciliter la communication et constituer une source centrale d’informations pour l’équipe projet.
- Aider le commanditaire du projet et les autres parties prenantes à connaitre les ressources nécessaires et les temps forts
- Identifier les personnes qui effectueront certaines tâches, ainsi que le moment et la manière dont ces tâches seront exécutées
- Faciliter la gestion et le contrôle du projet au fur et à mesure de son avancement
- Permettre un suivi et un contrôle efficaces du projet
- Gérer les risques du projet
- Générer un retour d’information utile pour la prochaine phase de planification du projet
Quels sont les composants d’un planning de projet ?
Les trois principales parties d’un plan de projet sont le périmètre, le budget et le calendrier. Elles impliquent les aspects suivants :
- Périmètre et objectif : il détermine ce que l’équipe projet fera et ne fera pas. Elle prend en compte la vision de l’équipe, les attentes des parties prenantes et les exigences du client, puis détermine ce qui est possible. Dans le cadre de la définition de la portée du projet, le chef de projet doit fixer des objectifs de performance.
- Budget : Le chefs de projets est responsable de la gestion des ressources. Pour cela il doit examiner les ressources humaines et financières nécessaires pour atteindre les objectifs du projet afin d’estimer le coût global
- Calendrier : il s’agit de déterminer la durée prévue pour chaque phase du projet et comprend un calendrier et des échéances.
Comment créer un planning ?
Les 10 points clés pour réussir la planification :
- Définir les parties prenantes : Les parties prenantes comprennent toutes les personnes ayant un intérêt dans le projet. Cela peut inclure le client ou l’utilisateur final, les membres de l’équipe projet, d’autres personnes dans l’organisation concernées par le projet. Ne pas oublier les organisations externes (prestataire, légal etc).
- Définir les rôles : Le rôle de chaque partie prenante devrait être clairement défini. Certaines personnes peuvent remplir plusieurs rôles.
- Kick off avec les parties prenantes : Organisez une réunion pour réunir les parties prenantes et unifier la vision derrière le projet. Les sujets abordés devraient inclure la portée, les objectifs, le budget, le calendrier et les rôles.
- Fixer des objectifs : Prenez ce qui a été tiré de la réunion et affinez-le dans un plan de projet. Il devrait inclure des objectifs et des livrables définissant ce que le produit ou le service produira.
- Prioriser les tâches : Énumérez les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs et hiérarchisez-les en fonction de leur importance et de leurs interdépendances. Un Gantt peut être utile pour cartographier les dépendances du projet.
- Créer un calendrier : Établissez une chronologie qui tient compte des ressources nécessaires pour toutes les tâches.
- Évaluer les risques : Identifiez les risques du projet et développez des stratégies pour les atténuer.
- Communiquer : Partagez le plan avec toutes les parties prenantes et fournissez des mises à jour de communication dans le format et la fréquence attendus par les parties prenantes.
- Réévaluer : À mesure que les jalons sont atteints, revisitez le plan de projet et révisez les parties qui ne répondent pas aux attentes.
- Évaluation finale : Une fois le projet terminé, faites un bilan de projet. Evaluez les performances pour tirer des enseignements de l’expérience et identifier les domaines à améliorer.
Pour vous aider dans la réalisation, appuyer sur un outil de gestion de projet. Ces logiciels de gestion sont nombreux, il n’y en a pas de mauvais, prenez votre préféré.
Quelles sont les 5 phases principales d’un projet ?
Les projets passent généralement par cinq phases. Le cycle de vie d’un projet comprend les étapes suivantes :
- Avant projet : Définit les objectifs et les finalités du projet. C’est également le moment où la faisabilité est envisagée, ainsi que la manière de mesurer les objectifs du projet.
- Planification : Établit la portée du projet. Elle définit les tâches à accomplir et qui les accomplira.
- Exécution : C’est le moment où les livrables sont créés. Il s’agit de la phase la plus longue d’un projet. Pendant l’exécution, le plan est executé et ajusté si nécessaire.
- Surveillance et gestion : c’est le rôle du chef de projet et des sponsors, en général lors d’un comité de pilotage.
- Clôture et bilan : C’est la phase finale. Les contrats sont clôturés et les livrables finaux sont remis au client. Les succès et les échecs sont évalués.
